Polityka prywatności i cookies
Usprawniamy-to • Wersja z 28 września 2026 r.
1. Administrator i kontakt
Administratorem danych osobowych w serwisie https://usprawniamy-to.pl jest Wojciech Derenda, prowadzący działalność nierejestrowaną pod marką Usprawniamy-to, NIP 5783069707. Adres działalności: ul. Bolesława Leśmiana 1/20, 82-300 Elbląg. Kontakt, również w sprawach ochrony danych: admin@usprawniamy-to.pl.
Polityka dotyczy strony internetowej, zapytań, kont użytkowników, zleceń automatyzacji, uzgodnionej opieki nad wdrożeniem, płatności, newslettera i naszej komunikacji w mediach społecznościowych.
2. Zakres danych i cele przetwarzania
Prosimy o dane potrzebne do odpowiedzi na zapytanie, uzgodnienia i wykonania automatyzacji procesu oraz zamówionego nadzoru nad jej prawidłowym działaniem. Nie wymagamy informacji niezwiązanych z tymi celami. Prosimy, aby nie przesyłać danych szczególnie chronionych ani danych innych osób, jeśli nie są potrzebne do usługi i nie ma podstaw do ich przekazania.
Dane otrzymujemy przede wszystkim od osoby kontaktującej się z nami lub klienta. Serwis przetwarza również informacje techniczne związane z jego używaniem oraz informacje o płatnościach otrzymywane od operatora. Samo dobrowolne podanie danych nie oznacza zgody na dowolne ich wykorzystanie.
| Sytuacja | Zakres i cel | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Zapytanie i formularz kontaktowy | Podane imię lub nazwa, firma, e-mail, telefon, temat, treść wiadomości i informacja o zaznaczeniu kontaktu; udzielenie odpowiedzi i obsługa sprawy | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy chodzi o działania przed zawarciem umowy na żądanie tej osoby; w pozostałych przypadkach lit. f — interes w obsłudze korespondencji |
| Konto użytkownika | Dane podane podczas rejestracji i korzystania z konta, dane identyfikacyjne konta, uwierzytelniania i powiązanej organizacji; udostępnianie panelu i zabezpieczenie dostępu | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — obsługa konta; lit. f — bezpieczeństwo i przeciwdziałanie nadużyciom |
| Zlecenie i nadzór | Dane kontaktowe, tytuł i opis zgłoszenia, obecny proces, oczekiwany rezultat, używane systemy, budżet, termin, wybrane moduły oraz korespondencja i informacje potrzebne do realizacji uzgodnionych prac | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO; dla danych przedstawicieli odrębnego podmiotu lit. f — obsługa relacji z klientem |
| Płatność i rozliczenia | Dane nabywcy i zamówienia, kwoty, identyfikatory i statusy transakcji oraz informacje potrzebne do rozliczenia | Art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO — wykonanie umowy i obowiązki wynikające z właściwych przepisów podatkowych, w tym ustawy o PIT i Ordynacji podatkowej |
| Bezpieczeństwo i diagnostyka | Dane techniczne połączeń i działania aplikacji zawarte w logach, np. adres IP, czas, żądany zasób, wynik żądania i informacje o przeglądarce, w zakresie rejestrowanym przez serwer | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — zapewnienie działania serwisu, diagnoza błędów i ochrona przed nadużyciami |
| Roszczenia | Dokumentacja potrzebna do ustalenia, dochodzenia lub obrony konkretnych praw | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — ochrona praw administratora |
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez informacji niezbędnych do kontaktu, prowadzenia konta lub wykonania zlecenia realizacja danej funkcji może być niemożliwa. Pola obowiązkowe są oznaczane w formularzach. Zaznaczenie kontaktu w sprawie zapytania nie zapisuje do newslettera.
Gdy realizacja automatyzacji wymaga dostępu do danych klientów naszego klienta, zasady dostępu i role stron określamy w dokumentacji współpracy. Jeśli przetwarzamy te dane na polecenie klienta, stosujemy odpowiednią umowę powierzenia. Niniejsza polityka nie zastępuje obowiązków informacyjnych tego klienta wobec innych osób.
3. Wiadomości i newsletter
Nie wysyłamy niezamówionych wiadomości marketingowych ani spamu. Kontakt w sprawie oferty, założenie konta i zamówienie usługi nie oznaczają zapisu do newslettera. Wiadomości związane z obsługą obejmują ustalenia zlecenia, odpowiedzi na pytania, informacje o wdrożeniu, awariach, bezpieczeństwie i rozliczeniach.
Newsletter jest dobrowolny i oparty na odrębnej zgodzie na przetwarzanie danych w tym celu — art. 6 ust. 1 lit. a RODO — oraz wymaganej zgodzie na przesyłanie informacji handlowych. Przetwarzamy adres e-mail podany do subskrypcji oraz informacje związane z obsługą zapisu i rezygnacji. Listę subskrybentów przechowujemy w bazie AgencyOS na VPS OVHcloud w Londynie. Wiadomości wysyłamy przez Gmail z konta admin@usprawniamy-to.pl.
Z newslettera można zrezygnować przez link wypisania w wiadomości lub kontakt na admin@usprawniamy-to.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Rezygnacja nie ogranicza dostępu do zamówionej usługi i nie wyłącza niezbędnej korespondencji dotyczącej jej realizacji.
4. Przechowywanie i zakończenie współpracy
Dane robocze potrzebne do wykonania automatyzacji i uzgodnionego nadzoru przechowujemy przez czas obowiązywania odpowiedniej umowy, a w tym czasie nie dłużej niż wymaga tego zadanie. Zakończenie współpracy oznacza zakończenie dostępu do systemów klienta oraz obowiązek zwrotu lub usunięcia danych roboczych. Nie zachowujemy tych danych na potrzeby niezamówionego marketingu.
Jeśli działamy jako podmiot przetwarzający, zwrot lub usunięcie danych następuje zgodnie z wyborem klienta i umową powierzenia, z wyjątkiem przechowywania wymaganego prawem. Dane w systemach należących do klienta pozostają pod jego kontrolą. Zakończenie umowy wdrożenia nie musi oznaczać zakończenia odrębnej umowy o prowadzenie konta lub opiekę nad wdrożeniem.
| Rodzaj danych | Zasada przechowywania |
|---|---|
| Dane robocze, dostępy i dokumentacja techniczna klienta | Przez czas umowy wdrożenia lub opieki, wyłącznie w niezbędnym zakresie; po zakończeniu zwrot lub usunięcie i cofnięcie dostępów |
| Korespondencja bez zawarcia umowy | Do zamknięcia sprawy lub zakończenia negocjacji; później tylko niezbędna dokumentacja, jeśli istnieje odrębna podstawa, np. konkretna potrzeba ochrony roszczeń |
| Dane konta | Przez czas prowadzenia konta, a po jego zamknięciu tylko dane potrzebne do obowiązków prawnych lub uzasadnionej ochrony roszczeń |
| Dokumentacja podatkowa | Do upływu właściwego okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego; co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem przypadków wydłużenia tego okresu |
| Dokumentacja roszczeń | Do upływu właściwego terminu przedawnienia; w przypadku sporu przez niezbędny czas jego prowadzenia i wykonania rozstrzygnięcia. Zakres ograniczamy do potrzebnych dowodów, a nie całych baz klienta |
| Lista newslettera | Do wycofania zgody lub zakończenia newslettera; po rezygnacji jedynie minimalna informacja potrzebna do respektowania wypisu i ewentualny dowód zgody przez czas uzasadniony rozpatrywaniem konkretnej skargi lub obroną roszczeń |
| Logi Nginx | Skonfigurowana rotacja dzienna z zachowaniem 14 plików archiwalnych i pliku bieżącego. Puste pliki nie są rotowane, dlatego nie jest to sztywny termin 14 dni dla każdej informacji |
| Pozostałe dane diagnostyczne | Do zakończenia diagnozy błędu lub obsługi incydentu, dla którego są potrzebne; zabezpieczone dowody podlegają zasadom dotyczącym roszczeń lub obowiązków prawnych |
Kopie zapasowe VPS oferowane w panelu OVHcloud są wyłączone. Zasady usuwania dotyczą również kopii danych pozostających pod naszą kontrolą; sam brak usługi kopii VPS nie oznacza braku kopii wiadomości u dostawcy poczty. Dostawcy będący odrębnymi administratorami, w szczególności operator płatności, stosują także własne obowiązki przechowywania. Czas ważności tokenu dostępu jest odrębny od czasu przechowywania jego zapisu w przeglądarce.
5. Dostawcy i odbiorcy danych
Nie sprzedajemy danych, nie wynajmujemy baz kontaktów ani nie udostępniamy danych innym firmom do ich własnego marketingu. Dane mogą jednak przetwarzać dostawcy potrzebni do działania serwisu, poczty, płatności i uzgodnionych integracji. Gdy przetwarzają dane w naszym imieniu, podstawą współpracy są odpowiednie warunki powierzenia. Dane mogą również otrzymać organy uprawnione na podstawie prawa.
| Usługa | Dostawca i zakres |
|---|---|
| Hosting | OVH Sp. z o.o., ul. Powstańców Śląskich 9, 53-332 Wrocław, NIP 8992520556. VPS znajduje się w Londynie, Wielka Brytania. Infrastruktura służy przechowywaniu danych AgencyOS, plików aplikacji i logów |
| Poczta i wysyłka newslettera | Google — Gmail dla konta admin@usprawniamy-to.pl; przetwarzane są adresy, treści wiadomości, załączniki i informacje techniczne potrzebne do obsługi poczty. Podmiot umowny zależy od umowy konta; standardowy wykaz Google wskazuje dla Google Workspace z polskim adresem rozliczeniowym Google Cloud Poland Sp. z o.o., z zastrzeżeniem odmiennych wcześniejszych ustaleń |
| Płatności | Stripe Payments Europe, Limited, a w zakresie właściwych usług finansowych także Stripe Technology Europe, Limited — zgodnie ze standardowymi warunkami konta w Polsce. Stripe przetwarza dane potrzebne do realizacji płatności, przeciwdziałania nadużyciom i obowiązków prawnych; zależnie od operacji działa jako podmiot przetwarzający lub odrębny administrator |
| Integracje automatyzacji | Dostawcy systemów wybranych do konkretnego zlecenia. Zakres przekazywanych danych i zasady dostępu określamy w dokumentacji usługi i odpowiednich umowach przed rozpoczęciem przetwarzania |
Zakres danych płatniczych dostępnych w AgencyOS zależy od wybranej metody płatności i integracji. Informacje o płatności obejmują dane zamówienia i jej status; dane instrumentu płatniczego są obsługiwane w ramach usługi Stripe. Nie prosimy o przesyłanie numerów kart i kodów zabezpieczających w formularzu kontaktowym ani e-mailem.
Dokumentacja dostawców:
- OVHcloud: https://www.ovhcloud.com/pl/personal-data-protection/
- Podmioty Google: https://cloud.google.com/terms/google-entity
- Warunki przetwarzania Google: https://cloud.google.com/terms/data-processing-addendum
- Prywatność Stripe: https://stripe.com/en-pl/privacy
- Przetwarzanie danych Stripe: https://stripe.com/en-pl/legal/dpa
- Dostawcy Stripe: https://stripe.com/legal/service-providers
6. Przetwarzanie poza EOG
VPS znajduje się w Wielkiej Brytanii, poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Transfery objęte decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony w Wielkiej Brytanii opierają się na art. 45 RODO. Decyzja dotycząca RODO została odnowiona 19 grudnia 2025 r.
Globalna infrastruktura Google i Stripe oraz ich podwykonawcy mogą wiązać się z przetwarzaniem danych poza EOG, w tym w Stanach Zjednoczonych. Właściwe podstawy i zabezpieczenia określają dokumenty przetwarzania danych tych dostawców: decyzje o odpowiednim stopniu ochrony w zakresie ich zastosowania lub standardowe klauzule umowne wraz z wymaganymi zabezpieczeniami. Nie oznacza to, że każda podstawa dotyczy każdego odbiorcy.
Informacje o odbiorcach, właściwych zabezpieczeniach i sposobie uzyskania ich kopii można otrzymać, pisząc na admin@usprawniamy-to.pl. Dokumenty dostawców wskazano w punkcie 5; decyzje Komisji są dostępne pod adresem https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en.
7. Cookies i pamięć przeglądarki
Cookies oraz podobne technologie służą zapisywaniu lub odczytywaniu informacji w urządzeniu. Serwis wykorzystuje pamięć localStorage i sessionStorage do obsługi konta oraz wyborów użytkownika. localStorage nie ma wbudowanego terminu wygaśnięcia. sessionStorage jest związana z sesją karty, z uwzględnieniem mechanizmów przywracania sesji przez przeglądarkę.
Poniższy wykaz opisuje mechanizmy rozpoznane w kodzie serwisu. Nie wszystkie wpisy muszą występować jednocześnie — zależy to od używanego modułu i wykonanych czynności.
| Nazwa / mechanizm | Cel | Okres zapisu |
|---|---|---|
| token i user — localStorage | Uwierzytelnianie oraz dane profilu | Do usunięcia przez obsługujący je moduł przy wylogowaniu, określonych błędach uwierzytelniania lub przez użytkownika w ustawieniach przeglądarki |
| agencyos_token i agencyos_user — localStorage | Uwierzytelnianie i profil w module konta klienta | Do wylogowania, usunięcia przez aplikację po określonych błędach uwierzytelniania lub usunięcia danych witryny |
| access_token — odczyt localStorage | Alternatywny zapis odczytywany przez moduł API, jeśli jest obecny | Bez wbudowanego terminu; moduł usuwa go po błędzie 401; możliwe usunięcie danych witryny przez użytkownika |
| agencyos_selected_modules — sessionStorage | Przeniesienie wybranych modułów automatyzacji do zgłoszenia | Przez sesję karty albo do wcześniejszego usunięcia danych sesji |
| agencyos_prospect_industry — localStorage | Zachowanie branży wybranej podczas rejestracji | Do usunięcia lub zastąpienia wpisu przez aplikację albo usunięcia danych witryny; zapis nie ma wbudowanej daty wygaśnięcia |
| agencyos-owner-push-setup — localStorage | Zapamiętanie widoczności konfiguracji powiadomień właściciela | Do usunięcia wpisu lub danych witryny; zapis powstaje po wejściu do ustawień właściciela |
| Token konfiguracji konta — sessionStorage | Obsługa procesu konfiguracji konta w odpowiednim module | Do usunięcia przez aplikację lub zakończenia sesji karty |
Dostawcą wymienionych mechanizmów aplikacji jest Usprawniamy-to; są związane z domeną usprawniamy-to.pl. Ważność tokenu jest kontrolowana odrębnie — pozostawienie wpisu w pamięci nie oznacza bezterminowego prawa dostępu.
Mechanizmy ściśle niezbędne do transmisji komunikatu lub wykonania usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika korzystają z wyjątku od wymogu zgody przewidzianego w art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej. Opcjonalne mechanizmy wymagające zgody powinny być uruchamiane dopiero po jej udzieleniu; sam brak reakcji lub dalsze przeglądanie nie stanowią zgody. Zgoda powinna móc zostać wycofana równie łatwo, jak została udzielona. Nie korzystamy z Google Analytics.
Przy korzystaniu z płatności mogą działać mechanizmy operatora Stripe, zależne od sposobu uruchomienia płatności i wybranej metody. Zasady operatora są dostępne w jego polityce prywatności. Powyższa tabela dotyczy pamięci aplikacji Usprawniamy-to, a nie pełnego wykazu mechanizmów na zewnętrznych stronach operatorów.
W ustawieniach przeglądarki można przeglądać i usuwać dane witryny oraz ograniczać ich zapisywanie. Usunięcie danych może spowodować wylogowanie lub utratę zapamiętanych wyborów; zablokowanie mechanizmów niezbędnych może uniemożliwić daną funkcję. Ustawienia przeglądarki nie zastępują obowiązku uzyskania zgody przez stronę na opcjonalne technologie.
8. Media społecznościowe i publikator
Serwis zawiera odnośniki do naszych profili. Zwykły link jest przejściem do innej witryny; nie jest osadzonym pikselem ani widżetem. Po przejściu do platformy jej operator przetwarza dane na własnych zasadach.
- LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/145189010/
- Facebook: https://www.facebook.com/profile.php?id=61577531282190
- Instagram: https://www.instagram.com/automatyzacja.ai2/
Dane udostępnione nam w komentarzu lub wiadomości wykorzystujemy do obsługi kontaktu na zasadach wskazanych w tej polityce. Operatorzy platform mogą udostępniać statystyki profili i przetwarzać aktywność odwiedzających zgodnie ze swoimi zasadami, w tym właściwymi uzgodnieniami dotyczącymi statystyk stron. Informacje operatorów: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy oraz https://www.facebook.com/privacy/policy/.
Przygotowany publikator jest narzędziem administratora do publikacji treści Usprawniamy-to na podłączonych kanałach, w tym docelowo na LinkedIn. Nie wymaga od odwiedzających stronę udostępnienia ich kont społecznościowych. Integracja wymaga upoważnienia administratora platformy i odpowiednich uprawnień API. Narzędzie wykorzystuje dane dostępowe integracji, identyfikator strony lub kanału, treści postów, harmonogram i wyniki publikacji. Przygotowana wersja nie zawiera funkcji pobierania prywatnych wiadomości ani baz obserwujących.
Dane dostępowe integracji przeznaczone są wyłącznie do obsługi połączenia. Po odłączeniu kanału należy cofnąć uprawnienia w platformie i usunąć dane dostępowe z publikatora. Historia publikacji służy kontroli wysyłki i zapobieganiu powtórzeniom; nie jest bazą danych odwiedzających stronę. Pytania i żądania dotyczące danych związanych z integracją kieruj na admin@usprawniamy-to.pl. Zatrzymanie publikatora nie usuwa automatycznie już opublikowanych postów z platform.
Powiadomienia Web Push na urządzenie właściciela są włączone i nie wyświetlają danych klienta. Służą sygnalizowaniu zdarzeń w systemie; nie są newsletterem ani zapisem odwiedzających na powiadomienia marketingowe.
9. Automatyzacja i prawa użytkowników
Automatyzacja obsługi konta, wysyłki wiadomości i publikacji postów nie oznacza sama w sobie podejmowania wobec użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne w rozumieniu art. 22 RODO. Zakres konkretnej automatyzacji zamawianej przez klienta, w tym ewentualnego użycia usług AI do przetwarzania danych, określamy osobno przed jej uruchomieniem. Ta polityka nie stanowi zgody na przesyłanie danych klientów do dowolnego narzędzia AI.
W granicach określonych przez RODO przysługują Ci prawa dostępu do danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania. Prawo do przenoszenia dotyczy danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy, przy spełnieniu warunków RODO.
Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego nie wymaga takiego uzasadnienia. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Żądania kieruj na admin@usprawniamy-to.pl lub adres administratora. Przy uzasadnionych wątpliwościach możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości. Odpowiadamy co do zasady w ciągu miesiąca; przedłużenie wymaga spełnienia warunków RODO i poinformowania o przyczynach. Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: https://uodo.gov.pl.
10. Zmiany polityki
Aktualną wersję udostępniamy pod adresem https://usprawniamy-to.pl/polityka-prywatnosci.html. Politykę aktualizujemy przy zmianach sposobu przetwarzania danych. O istotnych zmianach informujemy odpowiednio do ich zakresu i relacji z użytkownikiem.